経理担当による不正を防ぐ３つの方法

経理担当者による不正や横領は意外と多い

こんにちは、経理・記帳代行サポートオフィス　営業部の越尾です。

皆さんも一度は経理担当者による不正の話を聞いたことありますよね。ニュースだったり、知人友人の話だったり…。

私たちのように、経理に関するご相談を受けていると１年に１度は「経理担当者に不正された」「お金を持ち逃げされた（横領された）」と肩を落とす経営者様とご面談いたします。そんな経営者様が大方、優しくていい人オーラが出てるのに、信じた人に裏切られてしまったのかと思うと、身が引きちぎられる思いをします。

そんな経営者様が今後出ないように・・・また、悪に手を染めてしまう経理担当者が今後出ないように・・・少しでもお役に立てれば幸いです。

不正を防げ！不正の３要因を知る

不正には３つの要因があるといわれています。この不正の３要因を知ることは、経理だけではなく、社内全体のコンプライアンスの強化にもつながるし、いいことづくめ。まずは相手を知って、対策を打つためにも、不正の３要因についてを知りましょう。

不正の要因１　動機

「親が病気になってお金が必要だった」「借金がある」「ブランド品が欲しかった」などの不正が悪いことだと理性ではわかっていながらも、理性を吹っ飛ばしてしまう要因の一つが動機です。この動機については、残念ながら会社がどうすることもできません。普段はまじめな経理担当者がキャバクラやホストにはまってしまって、貢ぐために会社のお金を使い込んだ…というニュースを１度は見たことありませんか？普段はまじめな人であっても、動機ができたら、理性を吹っ飛ばして不正に走ることもあるのです。

不正の要因２　正当化

普段はまじめな人はキャバクラやホストにはまっただけでは、普通、理性は吹っ飛びません。
動機だけでは、普通は理性は吹っ飛ばない。でも、そこに不正の要因である「正当化」が加わってくると変わってきます。

正当化とは「自分が不正（横領）を行ってもいい。お金を得る権利がある」と、勝手に自分の解釈で不正行為を正当な行為と思い込むことで罪悪感を消失させることです。

経理担当は会社中の領収書を見ることができます。「社長はキャバクラに行って、それを会社の経費で支払っている」「部長は昼食代を取引先とご飯をしたことにして不正に昼食代を請求している」「専務は家族旅行の新幹線の領収書を出してきた」などを会社の上層部がやっているのを見ています。
普段はそれだけでは何も起こらなくても、ここに動機があったらどうなるでしょう。「私だってホストに会社のお金で行きたい」「自分だって少しくらいいいはずだ」という正当化が始まります。

不正を防ぐ方法を考えたときに、要因２の正当化においては、会社側ができるのは社長や重役の皆様も品行方正で誰が見ても恥ずかしくない経理処理をして頂くくらいです。というのも、不正を正当化することなんて本来できないことで、その正当化のロジックはぶっ飛んでるので…全部を想定するなんて無理です。

不正の要因３　機会

機会とは、「不正ができる機会がある」ということです。
具体的に例えると「会社のお金を動かす機会がある」「金庫においてある現金を触る機会がある」などが当てはまるでしょう。
今は銀行に行かなくても銀行にあるお金を自分の通帳やダミー会社に送金することが可能です。

不正の３要因の中では唯一、会社がコントロールできるのが「機会」です。
不正を防ぐためには徹底して機会をへらすのがいいでしょう。

経理の不正に関する機会でいうと、現金と銀行の取り扱いの機会をどのように管理するかです。

現に私がお会いした不正をされてしまった経営者様の業種は現金取引が多い業種が特徴でした。現金が目の前にあることで不正に手を染めてしまいやすい。現金取引はできる限り減らし、インターネットバンキングも経理担当者にやらせる場合はダブルチェックをする、最終的にはすべて社長を通すなどすると良いでしょう。

不正を防ぐ方法

ここまで、不正の３要因についてを書いてきましたが、ここからは別の方法を具体的に書いていきます。

不正を防ぐ方法は大きく分けると【監査】【承認】【比較】の3つです。

【監査】税理士による監査が入る（月１回）

不正を行いにくくする方法の一つが「税理士による監査を入れる」です。
毎月、自社に税理士がやってきて、通帳を見られたり、会計ソフトを見られたり、領収書を見られると、不正してもすぐにバレてしまうのではないか？と抑止力が働くようになります。

【承認】出金伝票の承認制度を取り入れる（毎日・毎回）

出金をするためには、出金伝票を書き、承認が都度必要とルールを作り徹底することです。出金伝票には、支払先、支払金額、支払い内容を具体的に記して記録を残します。このルールを徹底することで、不正を行いにくくします。

【監査】小口現金は毎日チェックする（毎日）

小口現金を会社に置いている会社も多いでしょう。小口現金に関しても、必ず出金伝票がないと出金できないようにした上で、毎日就業時に、小口現金管理担当者とは別のスタッフが小口現金の残高と現金出納帳が一致するかを確認することと、出金伝票を確認します。

【監査】銀行通帳の出金履歴は定期的にチェック（毎月）

銀行通帳を一人に預けると不正が行いやすくなります。銀行通帳は最低でも月1度はチェックを行うことで、不正を行いにくくします。

現金は早めに銀行へ

現金商売で、売上はとりあえず金庫に・・・と入れておくのは不正のもと。
毎日、銀行へ預けるようにすることで、現金と触れる機会を減らし不正を減らします。

【比較】予実管理による管理をする（四半期）

予実管理とは、予定と実績をきちんと見比べることです。不正が行われれば、予定外の動きが多くなるはず。きちんと予実管理をされているということを経理担当者が知るだけでも牽制になり、不正を防ぐ事ができるでしょう。

まとめ　経理による不正を防ぐためには？

経理による不正を防ぐためには、「社長や税理士や他の従業員が見てるんだぞ」と牽制を行って、良心がきちんと残るように、理性が吹っ飛ばないようにする他、機会を減らして不正を行いにくくするのが主な方法です。

不正が行われてしまって何億円も失ってしまう前に、気持ちよく運営ができる経理の仕組みができるといいですね。