経理担当者が急に辞めてしまっても焦らない為に準備しておけること

ご相談の内容で多いのが「経理担当者が急に辞めることになったので経理を外注したい」というものです。
確かに、急に経理の方が辞めてしまうと困ってしまいますよね。

今回は、経理担当者が急に辞めることになった時に慌ててしまうことの無いように、事前にやっておくことが出来る準備や体制づくりについてをお伝えします。

このコラムでわかること

経理担当が辞めない環境づくりについて
突然経理担当者が辞めても問題が起きない環境づくりについて

このコラムの対象者

自社で経理を賄っている経営者様
今、経理担当者が辞めてしまったら困る経営者様

そもそも辞めさせない為の社内体制づくり

そもそも、経理担当の方がやめてしまう要因は何でしょうか。
ご自身の都合で、ということは勿論多いでしょう。女性の比率が高めであることから、寿退社の事例もあると思います。

では、それ以外の要因で、会社として体制を改めることが出来そうな部分はどこでしょうか。
お客様からのご相談から弊社が考えることは、

「キャリアアップの環境があるか」
「社内のコミュニケーションは良いか」

という２点です。

上記のことは、社内で当たり前に整備されていることだと思います。
ですが、経理部門になると、この体制がきちんと整っている所はまだ少ないのではないかと思います。

「キャリアアップの環境」について

経理の方は、基本的に毎月同じ業務を繰り返しています。
入社して１～２年経ったとしても、自分のキャリア(スキル)がアップしたと感じる事は滅多にないのではないかと思います。

また、経理部門は基本的に数人でやられている企業様が多いでしょう。
部署としての規模が小さくなりがちですので、昇進するというのもなかなか難しいものになるかと思います。

必ずしも全員がキャリアやスキルの向上を求めているわけではありませんが、それを求める人にとって、その仕組みが用意されているかどうかは非常に大きな要因になりえます。
前述の通り、部署としての規模が小さいことが多い経理部門に、キャリアアップの仕組みを作るのは大変です。
ですが、その仕組みがあることで「突然経理担当が辞めてしまう」というリスクを下げることは出来るのではないでしょうか。

「社内のコミュニケーション」について

経理部門の方は、交通費精算の指摘や勤怠データの指摘など、社内の方とやり取りをする場合は「指摘」する事が多くなる傾向にあります。
その為、社内で孤立しているのではと思ってしまい、精神的につらくなってしまう方も多いそうです。

そもそも、経理部門はどの企業様にも一様に存在するのにも関わらず、その業務形態の違いから社内で浮いてしまうことも多い部門です。
経理はどんな会社にも必要な部門であり、逆に他の従業員の方がいるからこそ経理の仕事があるということを意識して、お互いに敬意を払うことが必要です。
他の部署には出来る配慮や敬意が、経理部門になるとつい疎かになってしまうということも少なくないようです。

こういった意識改革は最も難しいことですが、会社としてのリスクを下げる一助になることは明白です。

これら２つの社内体制をいきなり整えるのは難しいかと思いますが、実際にこれらの要因で経理担当者が辞めてしまう事はあるのだそうです。
少しずつでも社内体制を変えてみては如何でしょうか。

それでも辞めてしまう、その前に準備しておくこと

社内体制を整えても経理の方が辞めてしまう事は十分ありえます。
その時の為、急に辞めてしまってもスムーズに引継ぎをできる様に準備しておきましょう。

先ず、「後任者の選定」です。

内部で調整するのか、採用をするのか、又は一部業務を外部に委託をするのかを予め決めておいた方がスムーズです。
引継ぎをスムーズにするためにも、内部で調整することができるのが一番良いかと思います。
それが出来ずに採用をする場合、求人募集をして面接・採用となるため、採用迄にかかる期間は早くても１か月程です。
また、外部に委託をする際にも、経理代行会社を検索して外部に委託する会社を決めて依頼できる迄に、１か月程掛かるケースが多いです。

そうこうしているうちに経理業務は滞り、いろいろなものに支障をきたしてしまうかもしれません。
ですから、事前に「現在の経理担当者が辞めたら、その後任をどうするか」を決めておく必要があるのです。

次に、「引継ぎのマニュアル作成」です。

引継ぎをスムーズにするポイントは、引き継ぎのマニュアルができていることです。
意外と経理の方に頼りっきりで、経理担当者が対応している業務が把握できていないという事が多いのです。
その為、「どの業務をいつ迄に対応しないといけない」「この業務をする際にはどの書類を準備してこの様に進めて行く」といった経理業務のノウハウが後任者に伝えられないという重大な問題が発生してしまうのです。

これを防ぐためにも、業務ごとのマニュアル表を作成してみては如何でしょうか。