経理業務はリモートに出来る？

弊社でも行っている「経理代行サービス」。

「代行するにしても、そもそも経理業務はリモートにしても問題ないのか」といったご不安のご質問を頂く事がありますので、リモートをする際の準備とメリット・デメリットについて記載させて頂きます。

リモートで経理を始める為の準備

結論から言ってしまえば、経理業務はリモートに出来ます！！
リモートに出来るからこそ、代行依頼という選択肢が生まれるので当たり前と言えばそうなのかもしれませんが……。

しかし、従来のままでリモートに出来るわけではありません。
経理業務をリモートでできるようにするためには、必要な準備がいくつかあります。

まずは、その経理業務を始めようとした時に必要な準備についてみていきましょう。

これらの作業をやっておくと、経理業務をリモートワーク化した際に非常に便利です。
これらのことが既に揃っているのなら、今すぐにでも経理業務をリモートワークに出来るでしょう。

会計ソフトや給与計算ソフトなどをクラウドソフトに変える

以前は当たり前だった
「会社にあるパソコン1台でしか給与計算ができない」
「会計ソフトへの入力ができない」
「請求書の発行ができない」
といったリモートワーク化への壁。もちろん、守秘義務順守のためやセキュリティ強化のためといった理由もあるということは承知しています。

しかし、現在では会計ソフト、給与計算ソフト、請求書ソフトなどがクラウド対応できる様になっています。
セキュリティ対策にしても、以前より格段に性能が上がった専用ソフトはそれなりにたくさんあります。

「会社のそのパソコンでしか経理ができない」と言う状況を無くすためにも、先ずは会計ソフトや給与計算ソフトをクラウドソフトに変更する事をお薦めします。

各書類の電子化

領収書や契約書等は紙の媒体で保管してある場合が多いかと思います。
日本では、そういった重要書類にハンコが必要な場合が多いため、仕方ないといえば仕方ない事なのかもしれません。

しかしながら、リモートで経理業務をするためには、領収書などを電子データに変換して、離れた場所でも経理業務ができる環境にする必要があります。
スマートフォンで写真を撮り、その写真の内容を会計ソフトと連動出来るという優れたクラウドソフトもありますし、ハンコレス化の動きも高まり、電子媒体でハンコを押すところまで出来るソフトやサービスも存在します。

そういったソフト等を予め選んでおくのも有効な手段です。

インターネットバンキングの活用

税金や光熱費等、各種のお支払いをするとき、銀行の窓口やATMに行かれる方も多いかと思います。
その場合は銀行のカードや現金を管理する必要があり、さらに領収書等の書面の確認も必要になりますので、リモートで経理業務を完結する事が難しくなってきます。

インターネットバンキングを開設しておけば、銀行の窓口やATMに行く必要もなくなって手間も減り、お支払いや入金の確認もインターネット上でできるので、単に経理業務の効率化にも繋がります。
もちろん、リモートワーク化へもかなり近づくでしょう。

リモート経理のメリット・デメリット

それでは、経理業務をリモートワーク化した際のメリットとデメリットについて確認します。

メリット

〇業務効率の改善

経理ソフトのクラウド化や経理資料の電子化によって、作業工程がスムーズになり、業務効率が上がる傾向にあります。
書類郵送の手間も省けますし、会計ソフトとネットバンキングを連動させれば、これまで一つ一つ入力するしかなかったものの入力の手間も省けます。

また、常にオフィスに行って作業をする必要が無いので、経理代行会社への代行依頼もしやすくなります。
それにより、本当に必要な業務に専念できる環境をつくることもできます。

〇従業員の働きやすい環境

リモートワーク化ができれば電車などでの通勤もする必要がなくなり、その分プライベートの時間に使えます。
昨今の情勢では公共交通機関を使いたくない方もいらっしゃるでしょうし、そういったことへの配慮もできます。

また、経理業務は「その人でないとできない！」という状態に陥りやすい業務です。
しかし、予め情報が電子化されて見やすくなっていれば情報共有もしやすくなるので、急に会社を休む事になっても業務を引き継ぎやすくなります。関わる従業員が働きやすい環境を整えやすいと言えます。

デメリット

〇セキュリティーの不安

オフィス外からでも経理資料が確認できる為、全従業員のセキュリティの認識が低いと情報が漏洩してしまうリスクがあります。

専用のセキュリティシステムソフトを導入したり、従業員へのセキュリティ意識向上の働きかけをしたりと、別の仕事が増えてしまう可能性もあります。
しかし、他人に画面が見えただけで情報漏洩につながることも少なくないようですので、注意が必要です。

〇コミュニケーション不足によるミス

通常通りオフィスに来るなら、毎日顔を合わせてコミュニケーションをとれますが、リモートにすると必然的にコミュニケーションを取ること自体が難しくなります。
その為、伝達不足によるミスが発生する可能性があります。

場合によっては、zoomのようなオンラインで気軽に会話ができるツールを用意する必要もあるかもしれません。

まとめ

以上が経理業務のリモートワーク化への準備についてと、メリット・デメリットについてです。
ご自身の状態や経理担当者の状態等すべて踏まえて、どのようにしていくのが一番よいのか、じっくり考えていただくための一助になれば幸いです。

多様化する働き方が増えている世の中です。
今すぐリモートワーク化するわけでなくても、結果的に経理をリモートにしなくても、「いつでも経理業務をリモートワーク化できる環境を整えておく」というのもひとつの手段としてよいのかもしれません。
経理ソフトのクラウド化や経理書類を電子化により、経理業務の効率化が見込めますので、少しずつでも経理環境を変えてみるのは如何でしょうか？