経理担当者が退職した時に生じるリスクと対策

お客様からのご相談の中で、「経理担当者が退職するから経理代行の外注を検討している」というものは多く聞きます。

みなさまは、経理担当者が退職した時に生じるリスクとその対策をどの様に考えられていますか？

今回は、経理担当が辞めてしまうときのリスクや対策についてお話します。

経理担当者が退職するときに発生しうるリスク

➀次に任せられるスタッフが見つからない

経理代行をご検討されているお客様でこちらのリスク(お悩み)が一番多いかと思います。

内部で引き継げるスタッフがいる場合は問題ないですが、多くの場合、経理担当は少数精鋭です。
そんなときは内部で引き継ぐ事が難しい為、採用活動を行う事になります。

採用が上手くできても、すぐに辞められてしまうリスクがあります。

②引継ぎのための時間が足りない

経理の方が退職する事が分かった後に採用活動をして、採用をして、引継ぎをする、という流れだと、退職までの1ヶ月ほどでは日数的に足りない場合が多いです。

引き継ぎが上手くできないと、経理業務が滞りますし、新しい経理担当者がプレッシャーに感じ辞めてしまうリスクがあります。

③経理業務のマニュアルが無いことも多い

長く経理業務を担当されている方がいる企業の場合は特に、給与計算のやり方や、毎月の会計ソフトへの入力方法などのマニュアルを作成していないことが多いです。

マニュアルが無いと、引き継がれた経理担当者が戸惑い、上手く引継ぎができないリスクがあります。
また、どの様な業務にどれ程の時間が掛かっているのかも把握できない為、経理スタッフの管理が難しくなります。

経理担当者が辞める前の対策

➀経理担当者を新たに採用するための準備をしておく

採用活動を行う際、「リクナビ」や「マイナビ」等の求人広告会社を利用されるケースが多いと思いますが、事前に準備をしておかないと、掲載までに多くの時間が掛かってしまうことが多いです。
広告会社を選ぶのにも一苦労、掲載する情報を揃えるにも一苦労、と時間を費やしている間に経理担当者の退職日になり、慌てて採用活動をする羽目になってしまいます。

そんなことにならないよう、事前に経理担当者の採用活動を行う際に依頼する広告会社の選定や、求人用の写真・文章を決めておくことが重要です。
「うちの経理はまだ大丈夫」なんて思えているうちに、有事に備えておきましょう。

また、「インディード」等のご自身で求人情報を設定できる求人広告会社を利用することで、通常よりも早く採用できる場合があります。

②経理代行会社に依頼をする

採用をしてもすぐに経理担当者が辞めてしまうということや、希望に見合う方を採用できないということがあるかと思います。
その様な場合は、経理代行会社に依頼をした方が良い場合もあります。

経理代行会社に依頼をするメリットの一部は下記のとおりです。

• 経理担当者が辞めるたびに採用活動等をする手間がなくなる。
• 専門家に依頼をする事で本業に専念できる。
• 採用をするよりも経費が安くなる傾向にある。
• 困っている一部の業務のみ依頼する事ができる。

一概に「経理担当を雇うより代行会社の方が良い！」とは言えません。
企業さまそれぞれの事情を加味すると、経理担当を雇ったほうがお安くなったり、トラブル等が少なかったりと、場合分けは必要です。

ですが、一般的には、経理代行会社に依頼する方が良いことが多いのも事実です。
まずは最寄りの代行会社へ相談してみるというのも、リスク回避への一歩となるでしょう。

【まとめ】

一口に「経理業務」と言っても、会計ソフトや給与計算ソフトが違ったり、手順が違ったりと、会社やその経理担当者によってやり方が違います。

その為、経理担当の方が辞めてしまった際に、新しい方に引き継いでも上手く引継ぎができず、これまで通りの経理業務が出来ないというケースは多いです。

また、経理担当者が退職した時のリスクは、上記以外にも「情報漏洩が心配」など、会社ごとの事情があると思います。

経営者さまが本業に専念ができる様に、自分の会社において、経理担当者が退職した時のリスクはどんなものがあるか、そのリスクを回避する為にはどのような活動が必要なのか、よく考えておくのもリスクヘッジとして有用です。

その時になって慌てることが無いように、事前に検討してみては如何でしょうか。